Selasa, 12 April 2011

Laporan Magang

PERKEMBANGAN  DOKUMENTASI
(Tugas Terstruktur Dokumentasi Dan Informasi)










Oleh
Mohammad Haryo Novriaji
0806081013















JURUSAN PERPUSTAKAAN, DOKUMENTASI, DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS LAMPUNG
2010



KATA PENGANTAR


Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmad dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Makalah ini dibuat berdasarkan data yang diperolah dati pengumpulan dan kutipan-kutipan yang berawal dari kearsipan. Saya mengucapkan trimakasih yang sebesar-besarnya kepada dosen mata kuliah kearsipan dan teman-teman sekalian atas terselesaikannya tugas  makalah dokumentasi dan informasi ini.
Semoga bantuan bagian moral maupun tertulis mendapat balasan yang sesuai dari  Allah SWT, dan semoga Makalah perkembangan perpustakaan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. (Amin).









                                                                        Bandar Lampung, Januari 2011
                                                           



                                             
I.PENDAHULUAN




A.Latar Belakang
    Dokumen merupakan salah satu alat penjelas informasi yang disediakan
    untuk menjelaskan permasalahan atas sesuatu yang dicari oleh seseorang.
    Semakin banyak dokumen maka semakin sulit mendapatkan dokumen yang     berisi informasi yang sesuai dengan keinginan pencari. Karena hal tersebut banyak orang menggunakan fasilitas search engine di dalam dunia World Wide Web atau internet untuk mendapatkan dokumen yang berisi informasi seefektif mungkin.

Di dalam dunia perpustakaan dikenal berbagai jenis dokumen (bahan pustaka) yang dikumpulkan menjadi koleksi perpustakaan, misalnya buku, majalah, laporan penelitian, artikel majalah dan tesis. Hal ini membawa dampak terhadap kebijakan pengolahan dokumen, baik secara manual konvensional maupun secara modem dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi alias
      komputer. Kebijakan tersebut terutama menyangkut soal sistem simpan dan temu kembali informasi di perpustakaan. Dengan adanya ragam  jenis dokumen, makadíkenal jajaran koleksi buku, koleksi majalah, koleksi tesis, koleksi bahan mikro, koleksi laporan penelitian dan sebagainya. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan adanya suatu perpustakaan yang tidak memperdulikan urusan jenis dokumen. Perpustakaan tersebut hanya membangun satu kesatuan koleksi yang terpadu tanpa memisahkan jenis-jenis dokumen yang dimilíkinya. Sistem simpan dokumen ini tidak akan dibahas lebih jauh, selamajajaran koleksi diidentiņkasi,disimpan dan disusun dengan menggunakan system pengkodean yang baku, maka dokumen di dalamnya akan dapat ditemukan kembali dengan mudah tanpa ada


masalah apabila diperlukan pemakai. Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek.
Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan- penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh- contoh obyek dari sistem informasi.



B.Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah Untuk mengetahui definisi dokumentasi, sifat ,bentuk, dan jenis dokumentasi serta cara penggunaan dokumentasi.




























II. PEMBAHASAN



1.Konsep dokumentasi
Konsep dokumentasi merupakan ramuan dasar pembentukan Ilmu Dokumentasi (selanjutnya disebut dokumentasi), sehingga konsep dokumentasi dapat dipahami melalui definisi dokumentasi. a. Definisi dokumentasi di Eropa
Istilah dokumentasi sudah dikenal abad 16 di Inggris. Hal itu terbukti dengan adanya berbagai tulisan yang menyebutkan istilah documentation atau dokumentasi dalam Bahasa Indonesia.
Menurut Institut International Bibliografi (1895), yang dipelopori oleh Henri la Fontaine dan Paul Otlet, dokumentasi ialah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa. Sehingga dapat pula dikatakan dokumentasi adalah pengawasan terhadap bibliografi di mana saja dan sepanjang masa.
Dokumentasi menurut literatur dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan
Kepustakawanan adalah penerapan Ilmu Perpustakaan terhadap kegiatan perpustakaan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan. Perpustakaan ialah gedung tempat menyimpan dokumen tercetak dan tidak tercetak, diatur menurut sistem tertentu untuk digunakan pemustaka.
Jadi, bila definisi dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan, maka dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a. Definisi supraposisi
Definisi supraposisi disebut pula definisi menyeluruh atau posisi atas. Definisi


berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dokumentasi termasuk dalam perpustakaan, namun maknanya lebih luas daripada perpustakaan. Dokumentasi memiliki makna yaitu segala materi yang memuat informasi.Tokoh dokumentasi yang menganut paham ini adalah Paul Otlet (seorang pengacara Belgia yang ikut serta mendirikan organisasi dokumentasi bernama Federation International Documentation) dan Jesse Shera (pernah menjabat Dekan Sekolah Perpustakaan Case Western Reserve University di Cleveland, Ohio, AS). Otlet mengatakan bahwa dokumentasi ialah pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumen dalam setiap bidang kegiatan manusia. Sedangkan menurut Shera, dokumentasi merupakan organisasi bibliografi, yaitu penyaluran bahan grafis, untuk semua tingkat pemakaian sedemikian rupa agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin aktifitas social pengalaman manusia terekam. b. Definisi paralel
Definisi paralel disebut juga definisi juxtaposisi artinya dokumentasi dan perpustakaan menduduki tempat yang sejajar atau paralel. Yang termasuk kelompok ini antara lain ilmuwan Pietsch dan Fill, Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda.
Pietsch mengatakan pustakawan mengolah sedangkan dokumentalis mengeksploitasi koleksi. Fill mengatakan perpustakaan berkaitan dengan administrasi dokumen sedangkan dokumentasi berkaitan dengan eksploitasi dokumen. Pendapat lain juga tidak terlalu jauh dari pendapat di atas; umumnya mereka menggunakan pendekatan khusus terhadap dokumen. Misalnya, pengolahan buku adalah tugas perpustakaan sedangkan pengolahan artikel majalah merupakan tugas dokumentasi. Ada pula yang mengatakan dokumen ilmu-ilmu sosial serta kemanusiaan merupakan wewenang perpustakaan sedangkan dokumen ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi wewenang dokumentasi.
http://lis4suka.files.wordpress.com/2010/02/picture22.png?w=300&h=32
c. Definisi infraposisi
http://lis4suka.files.wordpress.com/2010/02/picture32.png?w=238&h=146
Definisi infraposisi seringkali disebut definisi subordinasi, maka peranan dokumentasi di sini lebih kecil dan posisinya berada di bawah perpustakaan. Yang termasuk kelompok ini adalah Kunze dan Bjorkbom. Kunze berpendapat dokumentasi merupakan perluasan dari fungsi kepustakawanan. Sedangkan Bjorkbom mengatakan dokumentasi bukanlah sesuatu yang baru. Dia menolak penggunaan istilah dokumentasi dan sebagai gantinya ia menggunakan istilah lain, seperti jasa literatur, jasa perpustakaan, tinjauan literatur, jasa abstrak (intisari karangan), dan pemencaran informasi. Bjorkbom memberi definisi dokumentasi sebagai pekerjaan informasi perpustakaan dan bibliografi yang disesuaikan dengan situasi pada perpustakaan khusus.
Definisi pertama menyebutkan bahwa dokumentasi merupakan kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam bentuk tulisan, cetakan, rekaman maupun gambar-gambar yang dilakukan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan. Sebagai kumpulan dokumen, maka titik beratnya terletak pada segi pembinaan dan pengembangan kumpulan dokumentasi itu.
Definisi kedua menjelaskan bahwa dokumentasi sebagai pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen tersebut, yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi.
Dalam hal ini, dokumentasi diartikan sesuai dengan definisi yang kedua, sedangkan pengertian dalam definisi pertama diartikan sebagai dokumen. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa dokumen menunjukkan pada segi materialnya (recorded material), sedangkan dokumentasi menunjukkan pada segi kegiatannya, suatu pekerjaan aktif yang berhubungan dengan pengumpulan, penyusunan, pengolahan, mempersatukan, dan menyiapkan bahan-bahan keterangan berdasarkan dokumen yang ada untuk memenuhi pihak-pihak yang memerlukan. Dengan demikian, dokumentasi memiliki bidang gerak yang lebih luas daripada kearsipan, dan kearsipan merupakan bagian dari dokumentasi.
Adapun dokumentasi sendiri meliputi 3 bidang, yaitu: dokumentasi literer atau dokumentasi pustaka; dokumentasi korporil (corporeel) atau dokumentasi benda, yang merupakan bahan-bahan bagi dokumentasi permuseuman; dan dokumentasi privat atau dokumentasi kearsipan. Dari hal tersebut kita menjadi tahu bahwa dokumentasi meliputi tugas kearsipan, kepustakaan, dan kemuseuman, sehingga dokumentasi menjadi sangat penting dalam setiap kegiatan apa pun
2. Dokumentasi tidak terbatas pada bidang kepustakawanan
Yang termasuk kelompok ini antara lain ialah Picard dan Scotecci. Keduanya berpendapat dokumentasi merupakan pengumpulan atau kumpulan dokumen dalam subyek tertentu. Pengertian dokumentasi di Amerika selama Perang Dunia II yaitu metode khusus proyek reproduksi serta proses temu kembali informasi.
a. Definisi dokumentasi di Indonesia
Belanda pernah menjajah Indonesia hingga tahun 1942. Penjajahan itu berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk pula bidang dokumentasi. Pengaruh ini tampak yaitu adanya definisi dokumentasi umumnya yang dianut Indonesia adalah aliran palalel.
Salah satunya menurut putakawan Gusti Endeng, dokumentasi dalam arti luas atau umum terdapat pada perpustakaan dan arsip, sedangkan dokumentasi dalam arti sempit merupakan pekerjaan yang dilakukan terbatas pada bahan-bahan yang terdapat di perpustakaan dan arsip saja.

B.Keperluan Dokumentasi
• Sifat Dokumentasi :
1. internal, di dalam departemen operasi
2. eksternal, antar departemen lainnya
• Manfaat
memudahkan kontinuitas operasional
- memduahkan dan memformalisasikan komunikasi
pada semua tingkatan.
- mengukur kemajuan kinerja personael
dokumentasi yang baik menghasilkan :
kelengkapan
kejelasan
keakuratan
• Tujuan Dokumentasi
1. Arus komunikasi, memiliki arah :
ke bawah, untuk instruksi
ke atas, untuk laporan
lateral, untuk saran
2. Untuk memberi informasi, dengan aliran :
- ke departemen pemakai
- ke area pemrosesan data lain
- di dalam departemen operasi
3. Untuk identifikasi
4. Untuk menetapkan prosedur dan standart
Bentuk dokumentasi : flowchart, tabel, form tick-
list, naratif, dll.
5. Untuk mencatat, bagian dari pemonitoran.
6. Untuk Instruksi
• Prinsip Dokumentasi
1. Metode, perlu diperhatikan :
- Penanggung jawab perpustakaan, mencakup :
* pemeliharaan catatan perpustakaan
* keamanan dokumentasi
* menjaga salinan tetap uptodate
* wewenang pengeluaran dokumentasi
- Pembuat/penghasil dokumentasi
- Waktu pembuatan
- Sirkulasi, pendistribusian dokumen
- Pemeliharaan, pemutakhiran dokumen
- Kesadaran- Aksebilitas


2.Jenis-Jenis Dokumentasi Pembelajaran


Menurut Kamus umum bahasa Indonesia, arti dari kata “ dokumentasi “, adalah sesuatu yang tertulis , tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Adapun definisi dokumentasi adalah pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan. Sedangkan dalam pengelolaan kegiatan dokumentasi Lesson Study didefinisikan sebagai suatu bahan untuk refleksi kegiatan pembelajaran yang berfungsi sebagai alat evaluasi atau Refleksi dari perencanaan sampai implementasi suatu model pembelajaran; informasi Model Pembelajaran; Stategi Pembelajaran yang diterapkan; Interaksi aktif siswa terekam dalam proses dokumentasi. 
Kegiatan pembelajaran dalam lesson study yang akan dijadikan bahan kajian bersama adalah kegiatan riil dan utuh sepanjang waktu proses pembelajaran tersebut berlangsung. Sekiranya 1 jam pelajaran berlangsung selama 40 menit, maka kegiatan pembelajaran utuh juga semestinya lebih kurang selama waktu 40 menit. Pendokumentasian pada lesson study pun seharusnya berdurasi tidak jauh berkurang dari proses pembelajaran yang berlangsung.
Ditinjau dari jenis-jenisnya dokumentasi pembelajaran untuk lesson study ada beberapa macam :
1. Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan event-event penting baik dengan kamera konvensional maupun digital. Hasilnya berupa gambar-gambar urutan kejadian dalam kelas selama PBM berlangsung;
2. Dokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara di dalam kelas selama PBM berlangsung. Rekaman ini sangat penting untuk mengkaji kualitas verbal dan isi instruksi-instruksi yang disampaikan oleh guru, atau pun juga respon verbal siswa di dalam PBM yang sedang berlangsung; dan
3. Video, jenis dokumentasi ini sangat menguntungkan apabila digunakan di dalam kelas saat PBM berlangsung. Kedua aspek, yakni visual dan audio akan terekam dalam sekuens yang lebih lengkap dan jelas. Keuntungan jenis video adalah mampu merekam semua ekspresi dan impresi siswa maupun guru dengan baik. Sudah barang tentu dari ke-3 jenis dokumentasi di atas, kesemuanya akan saling melengkapi dengan kelebihan kualitas masing-masing. Namun apabila harus diambil sebuah pilihan, maka hendaknya diambil yang jenis video karena akan lebih banyak
keuntungannya dalam kegiatan lesson study.
3. Esensi Dokumentasi 
Sejarah manusia selalu disusun dari ingatan. Dan ingatan, bisa bersumber dari fakta-fakta, data,tulisan, artefak – atau apapun namanya – yang menjadi acuan manusia untuk mengingat dan merekonstruksi suatu peristiwa, kenyataan. Di situlah pentingnya dokumentasi, untuk mendukung penyusunan sebuah “fakta peristiwa” atau apa yang sering disebut sebagai “realitas”.

Dalam kaitannya dengan pembuatan “video dokumenter”, maka esensi dari kerja pendokumentasian itu ialah upaya menyusun kronologi peristiwa atau kenyataan ke dalam format dokumentasi sebuah video. Fakta, data, catatan,dan segala sumber primer untuk dokumentasi disusun dan dibangun untukdituangkan ke dalam dokumentasi berformat video.Di sinilah, video sebagaisebuah format media yang memiliki karakter yang spesifik mesti difahami denganbaik, agar penuangan fakta, data atau catatan yang hendak didokumentasikan itumenarik. Maka, dalam kerja pembuatan “video dokumenter” pun harus diingatperlunya “kreatifitas” mengolah bahan-bahanprimer dokumentasi yang tersedia itu. Kreatifitas di situ, tentu saja mestitaat dan setia pada fakta-fakta primer yang tersedia, tidak melebih-lebihkan atau pun mengurangi atau menutup-nutupi. Hanya, bagaimana agar fakta-fakta itu dipaparkan dengan cara yang menarik dan baik, maka diperlukan kreatifitas untuk membikinnya.

Karakteristik Media (Video)
 Ada bermacam jenis dokumentasi, berdasarkan media yang dipakai untuk “menyimpan” dokumentasi itu. Ada yang berformat, tulisan (buku), ada yang berupa rekaman audio, dan ada juga yang berupa dokumentasi audio-visual atauvideo. Setiap jenis dokumentasi itu memiliki karakteristiknya sendiri-sendiri.

Video, sebagai sebuah medium untuk menyusun dokumentasi, memiliki duakarakter dasar utama, yakni bersifataudio dan visual. Atau bisa juga disebut memiliki sifat naratif dan visual. Dua hal itulah yang menjadi sifat utama format dokumentasi video. Karenanya, sebuah dokumentasi video yang baik mampu mengoptimalkan dua karakterisik itu untuk mendukung danmengungkapkan bahan-bahan primer yang tersedia. Artinya, bagaimana kekuatan naratif dan visual mesti saling melengkapi dan mendukung untuk penyampaianbahan-bahan primer dokumentasi itu.

 Naratif 
Biasanya berupa “suara narator” yang mencoba memaparkan spesifikasi data atau fakta yang tidak mungkin diungkapkan dengan atau dalam bentuk gambar (visual). Misalnya angka-angka,demografi wilayah, pengenalan nama dan karakter tokoh (bila ada) dansejenisnya. Melalui bahasa penuturan yang efektif, sugestif dalam memaparkanfakta-fakta atau data, dan juga pemilihan intonasi yang lebih emotif.Semua itu, pada intinyaadalah upaya agar narasi itu tidak mengganggu visual yang tengah tergambarkan.Narasi yang datar dan tidak menarik bisa merusak gambar yang telah dipilihdalam struktur dokumentasi itu.
 Naratif, bisa jugaberupa sound-efek, musik ilustrasi yang berfungsi untuk memberi stresing “sesuatu”  yang hendak diungkapkan dalam gambar. Semua itu bertujuan untuk mendukung efektifitas gambar yang ada agar lebih memiliki efek dramatist ertentu, sehingga moment-moment yang hendak disampaikan atau dipaparkan menjadi lebih menarik.

 Visual
 Ialah serangkaian gambar yang disusun untuk memaparkan fakta, data, peristiwa dan segala macam yang berkaitan dengan dokumentasi yang hendak dibuat. Gambar-gambar itu dipilih melalui serangkaian pengambilan gambar dan proses editing, yang kemudian disusun ke dalam struktur penyusunan dokumentasi video. Struktur penyusunan itulah, yang nanti bisa kita kenali dan kita pilih untuk menyampaikan dokumentasi video itu menjadi menarik, efektif dan juga kreatif.Tetapi, pada intinya,gambar-gambar itu disusun untuk menngungkapkan bahan-bahan primer yang hendakdisampaikan dalam dokumentasi tersebut. Di sini, kita mesti arif dan selektif dalam mimilih gambar-gambar atau visualisasi untuk mendukung “apa yang hendak disampaikan melalui dokumentasi yang kita buat itu.Untuk itulah, kita mesti mengenali dengan baik bagian-bagian dalam penyusunan dokumentasi itu: mana yangmesti ada narasinya, mana yang cukup dipaparkan melalui serangkaian gambar atau visualisasi peristiwa.

Langkah-langkah 
1.Menyiapkan dan mengolah data
 Membikin sebuah dokumentasi, yang mula-mula dipersiapkan tentu saja “tema dokumentasi” yang mesti kita pilih. Setelah kita memilih tema yang akan kita tuangkan, maka kita mesti mencari data, fakta, peristiwa dan sejenisnya yang berkaitan dengan temayang telah kita tentukan itu. Dalam proses inilah kita masuk apa yang seringdisebut sebagai riset atau pencarian data. Ada banyak cara untuk melakukan riset. Tapi di sini kita bisa memakai pendekatan yang cocok untuk penyusunan video dokumenter, yakni pendekatan partisipatif-aktif.

Pendekatan ini menekankan pada keterlibatan kita secara langsung ke dalam lapangan dimana bahan-bahan, data, peristiwa, faktayang kira-kira berkaitan langsung dengan tema yang telah kita pilih. Pendekatanpartisipatif-aktif membuat kita langsung terjun ke lapangan, langsung masuk kedalam narasumber dan wilayah-wilayah yang hendak kita dokumentasikan itu.Sehingga kita bisa menemukan detail, spesifikasi atau keunikan dari tema yang akan kita angkat itu. Dalam proses pendekatan partisipatif-aktif itulah, kita akan menemukan data-data, fakta, juga bahan-bahan gambar yang nantinya menjadi bahan-bahan primer untuk sebuah dokumentasi video. Dalam proses yang partisipatif dan aktif itu, kita bisa melakukan beberapa hal:
 Pencarian Data/Pustaka    
Kita bisa melakukan pencarian data secara pustaka. Artinya, kita mencari data-data yang tersedia dalam format pustaka, yang barangkali sudah ada dan kita bisa memakainya untuk kelengkapan bahan yang kita butuhkan dan akan kita gunakan. 
Wawancara
 Untuk menemukan data atau fakta kita bisa melakukan wawancara kepada narasumber yang kita anggap sesuai dengan tema dokumentasi yang akan kita buat. 

Riset Lapangan 
Guna “memperkuat validitas” data yang sudah ada,kita bisa melakukan kerja riset lapangan, atau melakukan pembuktian langsung dilapangan, mencocokkan data-data dengan kenyataan yang ada. 
 Menyusun Data ke dalam Treatment

Kini, sampailah kita pada bagaimana kita memaparkan semua data yang sudah tersedia itu ke dalam rangkaian “struktur dokumentasi video” yang menarik, efektif dan kreatif. Untuk kita bisa mulai mendisain “kerangka dokumentasi” itu melalui sebuah treatment. Ini bertujuan agar kita bisamemaparkan dan menuturkan semua data yang kita anggap harus kita ungkap atau sampaikan itu. 
Biasanya, treatment dokumenter bersifat sederhana. Terdiri dari opening,content (pemaparan data) dan closing. Dalam menyusun tiga babakan itu, kita selalu mempertimbangkan prinsip jurnalistik 5W+1H itu. Dengan begitu,semua fakta dimungkinkan untuk terungkap.Setelah semua data terkumpul dan kita memilih tehnik apa yang akan kita gunakan, maka kita sesungguhnya siap untuk mulai menyusun sebuah dokumentasi video. Yang penting diingat ialah, bagaimana kita mesti membuat dokumentasi itu menarik, efektif dan kreatif. Berkali-kali hal itu saya tekankan, karena sebuah dokumentasi yang baik sesungguhnya tidak semata-mata sebuah upaya merekam peristiwa atau mengungkapkan data-data, tetapi terlebih ialah sebuah upaya untuk memahami persoalan agar kita memiliki keluasan wawasan ketika mencoba menelaah dan menghayatinya menjadi sebuah pengalaman bersama.
Dengan penghayatan semacam itulah, kita bisa mulai bekerja.





DAFTAR PUSTAKA



Sulistyo-Basuki, Prof., DR. 2001. Dasar-Dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.
Sulistyo-Basuki, Prof., DR.1996. 
Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Fahmy, Bassam. 2009. 
Pengantar Kearsipan dan Dokumentasi. Diunduh dari http://arsipdandok.blogspot.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokume-ntasi.html.



































































































1 komentar:

  1. How to make money from betting online games - WorkTOMAKEE
    How to make money งานออนไลน์ from betting online games. To bet online and make money from betting on football, football, tennis or any sport.

    BalasHapus